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Parliamo di smart working. Ancora?! Ok, va bene. Ci sono almeno 10,000 libri pubblicati in lingua inglese, su questo tema. Eppure in questo 2020 siamo stati messi alla prova, e l’esperimento va avanti, per cui c’e ancora spazio per condividere cosa ha funzionato e cosa va cambiato.

Ecco le nostre esperienze.

In SPOT. lavoriamo in smartworking da 3 anni. Questo ci ha dato un notevole vantaggio a inizio lockdown, poiché avevamo già processi e sistemi consolidati. Di fatto, ognuno di noi lavorava da casa solo un giorno alla settimana, quindi l’ 80% del gruppo era, all’epoca, sempre presente in ufficio. Passare da qui al 100% in smart working ha implicato qualche sfida. Vediamole insieme.

Comunicazione

Tendenzialmente lavoriamo a stretta collaborazione con gli sviluppatori in organico presso i nostri clienti, e mantenere il servizio per loro ha continuato a essere una  priorità. Ma siccome di solito comunichiamo tramite video, call oppure strumenti online come Slack, abbiamo solo dovuto eliminare l’aggiornamento periodico di persona.

L’infrastruttura era già pronta, e ci siamo assicurati che tutti i nostri collaboratori avessero hardware necessario per lavorare da casa. Per gli aspetti di project management e assegnazioni usiamo già da tempo strumenti online, utili anche per comunicare tra di noi. Anche qui, quindi, non è cambiato molto il nostro modo di lavorare.

Fuori della nostra azienda, ci siamo trovati in una situazione molto fluida, un po’ come tutti. Restrizioni, regole e norme cambiavano spesso. Alcuni clienti hanno fermato la produzione, altri hanno sospeso i progetti. Maurizio, il nostro Managing Director, ci ha tenuto sempre aggiornati anche in merito. Abbiamo impostato anche le video chiamate bisettimanali con tutto il gruppo: ‘meeting’ brevi (circa 30-40 minuti), in cui tutti abbiamo avuto la possibilità di salutarci e di condividere i  progetti in essere. Questo sicuramente ci ha aiutato nel sentirci connessi, non solo alla rete.

E questo come ve lo raccontiamo? Con il suo nome: l’intangibile

L’identità aziendale e una cosa importante per noi. Non solo il brand, ma anche la cultura interna. Ognuno di noi lavora direttamente con i clienti, e vediamo la nostra cultura aziendale come l’ingrediente segreto per una collaborazione di successo. E’ molto importante che i nuovi arrivati, ad esempio, si integrino facilmente e rapidamente, ma abbiamo limitato la presenza in ufficio e questo è diventato subito più difficile.

Un esempio semplice è come rispondiamo al telefono. Quando lavoriamo tutti in ufficio, le “new entries” sentono i colleghi quando prendono le chiamate. Ci mettono davvero poco per comprendere lo stile: come parlare al cliente, qual è il linguaggio corretto, e, perfino, il tono di voce giusto. Un altro esempio è il lavoro in team. Quali sono le aspettative, come e quando prendere l’iniziativa e quando chiedere aiuto, come scoprire la persona giusta a cui chiedere aiuto. Quando lavoriamo nella stessa stanza quest’informazione si trasmette per osmosi, invece da soli a casa le cose non sono facili da decifrare.

E quindi? Chessifa?? Attualmente siamo al 30% in ufficio, con un foglio per prenotare con anticipo la postazione di lavoro e garantire distanziamento e buon vivere. Il gruppo di progetto può concordare il giorno per lavorare in presenza, che vuol dire che ogni junior riceve un giorno di coaching da uno sviluppatore o sviluppatrice senior, ogni settimana.

E poi? Se l’Italia dovesse passare a un lockdown più restrittivo, dovremo rivalutare il programma. Ancora una volta… tanta flessibilità, ascolto e work in progress (Ogni suggerimento è sempre ben accetto).

Gestione risorse

Il cigno nero c’e sempre. Per noi, è stata la gestione delle risorse. Al momento di transizione al lavoro 100% in remoto, i team leaders erano estremamente focalizzati nel rispondere ai requisiti dei clienti e mantenere la propria produttività.

Abbiamo impiegato un po’ di tempo per capire che alcuni collaboratori più junior avevano bisogno di un maggiore coinvolgimento. Non stavano certo con le mani in mano, da noi funziona sempre che chi non lavora per un cliente specifico, si dedica alla formazione oppure a un progetto interno (la nostra app in-house per tracciare le attività è fantastica!!).

Un’altra cosa. Avevamo appena trovato un bug nei nostri processi agili. I nostri gruppi di progetto lavorano in maniera molto autonoma, formandosi e riformandosi secondo i bisogni dei clienti. Ci siamo resi conto di guardare nella direzione opposta. Una volta scoperto, eccolo sanato. I team leader hanno focalizzato immediatamente il da farsi: le loro/nostre risorse.

Cosa ha funzionato (o non funzionato) per voi? Ci piacerebbe sapere!

Un sistema legacy non è sempre definito solo in base alla sua età, anche se sistemi considerati adeguati o all’avanguardia all’alba del nuovo millennio, oggi possono non esserlo più.
Di fatto, se il sistema non è in più grado di supportare le nuove esigenze di un’organizzazione, allora è un sistema legacy.

E sappiamo bene come la modernizzazione dell’IT sia una componente essenziale per un’azienda agile, che vuole crescere, evolversi e adattarsi per far fronte alle mutevoli dinamiche di mercato.

Come trasformare la tecnologia legacy in risorsa digitale?
Ascoltiamo i 10 consigli di chi affronta la sfida della modernizzazione dei sistemi legacy, secondo un sondaggio effettuato dalla rivista CIO.

1. Fare l’inventario 
Partiamo con una documentazione di tutte le tecnologie esistenti nell’organizzazione: quali sono, come interagiscono e qual è il flusso delle informazioni.

2. Dare le giuste priorità (A guidare è il valore per il business)
Una volta redatta la lista degli interventi, va fatta una valutazione accurata. Il business sicuramente aiuta in questo esercizio, dettando priorità molto chiare. Ad esempio, se, come strategia aziendale, vogliamo puntare sulla user experience, ci conviene lavorare su UX/UI, anche se non è la tecnologia più “antica” che gestiamo, magari lasciando in fondo alla lista i sistemi per cui l’impatto sul business è minore nonostante siano obsoleti.

3. Valutare i costi. Tutti i costi.
Occorre calcolare anche il TCO (Total cost of ownership), includendo costi di mantenimento, e stimando costi di “rischio” legato ad un dato sistema, qualora fosse ipotizzabile.

4. Focus on Business outcomes 
Può essere strategico considerare i progetti di modernizzazione come investimenti, lavorando a stretto contatto con i colleghi “operations”, per assegnare un risultato commerciale a ogni iniziativa. Questo approccio favorisce anche una migliore valutazione economica dei progetti.

5. Approccio incrementale
Non è più necessario fare tutto in una volta. Un’esecuzione progressiva ci permette di consegnare subito i primi risultati, pur mantenendo la possibilità di modificare il percorso intrapreso, secondo quanto appreso a ogni passo.

6. Sì, Si può anche eliminare 
Questo sistema genera valore? E sempre una domanda interessante. Eliminare sistemi non utili genera efficienza e riduce la complessità.

7. Rispetta la governance
Un approccio flessibile implica la libertà di scegliere gli strumenti giusti per ogni compito, pur mantenendo un grado minimo di controllo.

8. Valutare con cura i microservizi
I microservizi sono spesso ideali in uno scenario evoluto, quando possono essere condivisi tra più applicazioni.

9. Andare direttamente alla versione più moderna, se possibile
Alcune situazioni richiedono una modernizzazione progressiva della tecnologia, ce lo siamo detti, tuttavia, ci sono casi in cui si può scegliere direttamente l’ultima versione.

10. Sviluppare un mindset prodotto 
Pensare alla modernizzazione come un processo di miglioramento continuo, ci aiuta ad approfittare sempre degli ultimi progressi in un ambito il cui cambiamento è una regola del gioco.

I responsabili aziendali che intendono promuovere l’innovazione nelle loro aziende hanno certamente bisogno di nuove tecnologie, che supportino la connettività, hanno bisogno di applicativi veloci e di piattaforme integrate, hanno bisogno, infine, di mettere insieme vecchio e nuovo, senza causare un’eccessiva discontinuità dell’operatività. Se, da un lato, la modernizzazione dei sistemi legacy, ma anche l’aggiornamento o la ri-progettazione del software, possono sembrare inizialmente un’impresa costosa, perché questi aspetti nel esclusivamente nel breve termine, dall’altro, è fondamentale considerare questi aspetti nella prospettiva di una economia digitale a lungo termine.

E, a breve termine, può certamente esserlo. Ma quando si tratta di economia digitale e di modernizzazione del software, dovremmo tutti pensare al lungo termine.

 

Credits:
Articolo tratto da:
https://www.cio.com/article/3596803/10-tips-for-modernizing-legacy-it-systems.html 

#BrandValue ↪ Ogni prospettiva è fatta da due punti di vista e quelli a cui oggi ci riferiamo mettono insieme due mondi, quello della psicologia cognitiva e quello del software, che danno origine a un sistema di valori a cui abbiamo scelto di fare riferimento, nel nostro modo di pensare e di lavorare, in SPOT.

Da qualche anno, il termine mindset è di uso comune in ambito business e ha valore specifico come atteggiamento mentale efficace, ad esempio, per raggiungere i propri obiettivi.

Il termine deriva dalla psicologia cognitiva, e pone l’attenzione su come le persone processano le informazioni (Carol Dweck). La psicologa americana, inoltre, asserisce che i mindset non sono stabili e cambiano nel tempo come risultato di nuove osservazioni e esperienze.

A livello di identità, è proprio il mindset a dettare le regole del gioco di un approccio comune e condiviso per risolvere i problemi e prendere decisioni in un contesto informativo sempre più complesso, ambiguo e dinamico. Possedere un certo mindset significa anche agire di conseguenza. Quindi, un mindset ha una parte cognitiva e una parte d’azione che per noi oggi si traduce in thinking ‘AGIAIL’ and working AGILE. Stiamo parlando di mentalità, ancora prima di parlare di approccio, di metodo, di modalità organizzative.

Accanto a questo, abbiniamo una qualità, facendo nostro l’aggettivo ‘agile’. Possiamo parlare di agilità solo includendo il concetto di flessibilità. L’agilità non è un modo di agire ma un modo di essere. Non è qualcosa che si può comprare e acquisire dall’esterno, è un cambiamento che prende vita dall’interno e che prende un certo distacco da una fissità ricorsiva.

Se, da un lato, l’aggettivo ‘agile’ deriva da agilità, una delle qualità che rende le persone capaci di superare gli ostacoli e scampare i pericoli, dall’altro, il sostantivo ‘agile’ (eh sì, si pronuncia “Agiail”) riprende il significato dell’aggettivo da cui ha origine. Non finisce qui. Esso si arricchisce di quel sistema di valori condivisi su cui ebbe origine il movimento software che per primo lo ha adottato, circa venti anni fa, e che noi oggi facciamo nostro come valore.

Per il singolo, così come l’intera azienda, fatta di persone, parliamo di un cambio di paradigma volto a creare quel valore che noi oggi portiamo nei progetti che pensiamo per te e con te.

#MadeInSPOT #DigitalMadeSimple #WeAreSPOT